Ersetzendes Scannen
Ersetzendes Scannen“ – bezeichnet den Vorgang des elektronischen Erfassens von Papierdokumenten
zur elektronischen Weiterverarbeitung des hierbei entstehenden elektronischen Abbildes (Scanprodukt) und der späteren Vernichtung des papiergebundenen Originals
Soll ersetzend gescannt werden (z.B. nach § 7 EGovG und zur Erreichung des besonderen Urkundenbeweises nach § 371b ZPO), bieten sich die Empfehlungen des BSI an, um in einer geordneten Struktur die
technischen, organisatorischen und personellen Maßnahmen zu ergreifen, die entsprechend dem
konkreten Bedarf eine angemessen sichere Gestaltung des eigenen Scanprozesses ermöglichen.
Wie ist dabei vorzugehen?
1. Strukturanalyse – identifiziert die in den Scanprozess involvierten IT-Systeme, Anwendungen und Netze.
2. Schutzbedarfsanalyse – ermittelt den Schutzbedarf anhand der verarbeiteten Papierdokumente.
3. Sicherheitsmaßnahmen – ein modularer Maßnahmenkatalog mit einem grundlegenden
Basismodul und spezifischen Aufbaumodulen sorgt für angemessene Sicherheit durch den Einsatz
von bewährten Praktiken und Standardwerkzeugen.
Strukturanalyse
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Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen
Das Ziel der Verfahrensdokumentation ist die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Buchführung und Belegablage, dass bedeutet die Verfahrensdokumentation sollte es einem sachverständigen Dritten – dem Steuerprüfer oder einem Wirtschaftsprüfer – in angemessener Zeit ermöglichen, Prozesse und Verfahren nachvollziehen und prüfen zu können.
Die Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen gibt Auskunft über das organisierte Digitalisieren von Papierbelegen und deren anschließende Vernichtung im Unternehmen. Beim ersetzenden Scannen sind bestimmte Voraussetzungen zu beachten und bei der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen zu berücksichtigen.
Eine vollständige Umsetzung der Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen beweist, dass Sie sämtliche Vorgaben der Finanzverwaltung eingehalten haben.
der Scanprozess
BSI TR-03138 „Ersetzendes Scannen (RESISCAN)“
Die TR RESISCAN ist eine Technische Richtlinie der zuverlässigen technischen Realisierung des Scannens. Auf Basis der bereits existierenden Empfehlungen führt die TR entlang eines strukturierten Scanprozesses die sicherheitsrelevanten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die beim ersetzenden Scannen zu berücksichtigen sind, zusammen. Dabei werden die Ziele der Informationssicherheit und der Rechtssicherheit gleichermaßen berücksichtigt. Durch eine definierte Konformitätsprüfung können somit Anwender oder Anbieter von Scandienstleistungen einen dokumentierten Nachweis darüber erbringen, dass ihre Prozesse und Systeme für das ersetzende Scannen die hier aufgestellten technischen und organisatorischen Anforderungen nach dem jeweils gewählten Modul erfüllen. Eine nachgewiesene Konformitätsbestätigung und ein darüber erteiltes Zertifikat des BSI kann für Vergabeverfahren vom Bedarfsträger als Leistungskriterium herangezogen werden. Neben einer Zertifizierung kommen je nach Anwendungsfall auch Eigenerklärungen von Scandienstleistern oder auch Anwendern in Betracht. Die TR dient somit insgesamt als praxisorientierter Handlungsleitfaden für die Ordnungsmäßigkeit eines Scanprozesses ohne eine damit verbundene Verpflichtung zur Zertifizierung.