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Vom DMS zum ECM
Zum einen müssen die gesetzlichen Vorgaben wie DSGVO oder GoBD erfüllt werden und zum anderen sind die betrieblichen Geschäftsprozesse entsprechend digital abzubilden. Dabei ist die Nutzung einer IT-Lösung wie die eines Dokumentenmanagementsystems ein entscheidender Baustein auf dem Weg zum digitalen -dem papierlosen- Büro.
Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) dient dazu, Dokumente digital zu archivieren, um einen schnellen Zugriff zu gewährleisten. Das ist auch der Grund, warum DMS nicht nur alleine eingesetzt werden, sondern ein Bestandteil von ECM-Systemen sind. Auch wenn sich ECM und DMS in der Oberfläche ähneln, unterscheiden sie sich doch deutlich. Ein ECM bietet eine umfassende Verwaltung, Archivierung und Bearbeitung von digitalen Dokumenten in Unternehmen.
Das DMS ist daher nur ein Bestandteil eines umfassenden ECM. Einfach ausgedrückt, hat ein Enterprise Content Management (ECM) die Aufgabe, den Dokumentenfluss im Unternehmen zu digitalisieren und zu automatisieren. Dazu gehören Erstellung, Verwaltung, Bearbeitung und Archivierung der Dokumente, bis hin zur digitalen Signatur. Dokumente sind überall verfügbar, die Sicherheit und Compliance sind gewahrt. Auch mobile Anwender haben Zugriff auf alle notwendigen Daten. Es können mehrere Mitarbeiter auf das gleiche Dokument parallel zugreifen. Außerdem kann jederzeit festgestellt werden, wer, wann ein Dokument verändert hat.
Ihre Vorteile
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Kosten senken
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Jens W. Müller ist Ihr Ansprechpartner für Prozessberatung und Digitalisierung. Als zertifizierter Docuware Application Consultant analysiert, strukturiert er auch große Projekte sicher und zuverlässig.
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